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Certification SAFE TO MEET

Le label safe to meet

L’ensemble de l’événementiel traverse une période difficile. Nous devons nous attendre à ce que certaines mesures sanitaires resteront en vigueur et à ce qu’elles vont avoir un impact durable. Le secteur est ainsi contraint à se repositionner et à trouver de nouvelles pistes. Les nouvelles exigences sanitaires jouent dans ce contexte un rôle clé aussi pour la reprise du secteur « Business Events ». Cette reprise de l’activité des réunions professionnelles est tributaire de la confiance regagnée des organisateurs de congrès. C’est dans cette optique que les professionnels du secteur ont créé le label et son guide « Safe to Meet », soutenue par la Direction générale du tourisme. Ce guide, qui comprend cinq protocoles rassemblant 26 mesures, défini un ensemble de protocoles garantissant entre autres la sécurité des personnes, l’organisation et le contrôle des flux ainsi que le respect des mesures sanitaires. Il s’agit donc d’un atout additionnel pour inciter les organisateurs de congrès de planifier leur événement au Luxembourg en toute sécurité.
Le label « safe to meet »  permet aux établissements ou infrastructures de se positionner  en tant que destination de référence dans le segment des événements professionnels. Par ailleurs, le « safe to meet » communique un message simple et clair

Les principes fondamentaux : volontaire et transparent

S’inscrivant parfaitement dans la démarche proactive, le « Safe to Meet » se veut un outil d’information et d’accompagnement et est une déclinaison du label « Safe to Serve » lancé par l’HORESCA en mai 2020. De manière claire et détaillée, il permet à chaque prestataire de prendre les mesures adéquates afin d’organiser des évènements dans les meilleures conditions, dans le respect des règles prescrites, et avec pour objectif la sécurité sanitaire de chacun : prestataires, sous-traitants, collaborateurs et public. Toutes les facettes se rapportant à la préparation et à l’organisation sécurisée des évènements sont passées en revue, depuis la gestion des risques jusqu’aux mesures de contrôle de la fréquentation en passant par l’organisation des espaces, la gestion des distances de sécurité, les mesures sanitaires et la protection des personnes… Il est utilement complété par des ressources documentaires qui offrent à chacun la possibilité d’avoir des informations supplémentaires actualisées.
La labellisation d’un établissement ou d’une infrastructure est volontaire. Chaque établissement décide s’il veut participer ou non. À tout moment, il peut renoncer sa participation. Etant donné que les critères sont publics et transparents.

Qui peut participer ?

Tous les établissements qui ont un caractère événementiel indéniable peuvent participer. Un événement ne peut être « safe to meet » si l’établissement ou l’infrastructure est labelisé « safe to meet » et s’engage à respecter les démarches nécessaires.

Les critères
  • GESTION DES RISQUES ET PILOTAGE
  • ORGANISATION DES ESPACES ET GESTION DES DISTANCES DE SÉCURITÉ
  • MESURES DE CONTRÔLE DE LA FRÉQUENTATION
  • MESURES DE SÉCURITÉ SANITAIRE
  • PROTOCOLE INFORMATION – FORMATION – APPLICATION DES MESURES
  • FEUILLET D’INFORMATION À DESTINATION DES EXPOSANTS ET SPONSORS D’UN ÉVÉNEMENT
  • RESSOURCES DOCUMENTAIRES
Qui procède au label « safe to meet »

La labellisation « safe to meet » est décernée par le ministère de l’Economie.
Pour la gestion et la mise en œuvre, le ministère travaille en étroite collaboration avec l’Horesca Luxembourg. Le guide « safe to meet » est mise à disposition par la fédération « LEA - Luxembourg Event Association »  qui était élaboré par le groupe de travail coordonnée par le « LCB - Luxembourg Convention Bureau »

Comment se faire labelliser ?

Pour commencer, l’exploitant procède à une auto-évaluation à travers l’outil spécifique disponible sur ce site. Ce dernier fait partie intégrante de la demande de labellisation. L’auto-évaluation comprend l’envoi du document intégralement rempli, ainsi que des pièces complémentaires nécessaires.
Le dossier est alors évalué et l’exploitant sera contacté pour fixer un rendez-vous pour l’inspection. La présence d’un responsable de l’établissement lors de l’inspection est indispensable.
Suite à une inspection détaillée sur place, le catalogue de critères et le résultat provisoire sont discutés avec le responsable de l’hôtel. Le dossier complet, incluant les commentaires de l'exploitant, est soumis à une commission. Le ministre attribue le label pour une durée déterminée.
L’établissement désirant collaborer avec un auditeur externe, pourra envoyer le rapport détaillé avec l’auto-évaluation à l’Horesca.
L'exploitant signe une convention et s'engage à respecter les conditions pour la durée de validité. L'écusson devra être affiché de façon visible à l'entrée de l'établissement classé. L'écusson reste la propriété du ministère.

Les frais

Le label « safe to meet » fait l'objet de frais (frais administratifs, inspections, promotion, etc.).
Pour le lancement, le ministère de l’Economie prend en charge les frais de la première labellisation des premières années suivant le lancement, c’est-à-dire en 2021 et 2022.
Seulement en cas d’une concertation d’un auditeur externe (qui n’est pas obligatoire) l’exploitant prendra ces frais en charge.

Le respect des conditions

Chaque établissement est visité, inspecté et contrôlé. L’établissement labellisé s’engage à respecter les critères pendant la période de validité.
Le label « safe to meet » est protégé, et il est interdit de l’utiliser sans accord du ministère.

Le régime CovidCheck

Déclarer son régime CovidCheck

Le régime CovidCheck est un régime applicable à des personnes privées, des établissements (p.ex. restaurant, bar, centre de fitness, commerce …) ou des évènements publics ou privés (p.ex. manifestations sportives, concerts…), accueillant du public dont l'entrée est réservée exclusivement aux personnes (clients, convives, spectateurs, personnel, encadrants) vaccinées, rétablies ou testées négatives (soit autotest sur place, soit résultat négatif certifié). 

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